Что должна передавать в ЕГИСЗ стоматология: чек-лист на 2026 год
Обновлено: 14 октября 2026
Стоматологическая клиника, как и любая медицинская организация с лицензией, обязана передавать в ЕГИСЗ сведения о себе и своих врачах и регистрировать в РЭМД электронные медицинские документы по оказанным услугам, в том числе в частной стоматологии и небольших кабинетах. Срок на регистрацию документа — один рабочий день, а с 1 сентября 2026 года действует приказ Минздрава № 209н с новыми правилами. Ниже — чек-лист: что именно передавать, чем подписывать, в какие сроки и как проверить, что ничего не потеряно.
Коротко. Нужно закрыть шесть блоков: 1) организация в ФРМО; 2) врачи в ФРМР; 3) УКЭП у врачей и организации; 4) электронные документы по своим случаям в РЭМД; 5) корректные данные пациента, включая СНИЛС; 6) регистрация в течение 1 рабочего дня и работа с отклонёнными документами. Подробный чек-лист — в середине статьи.
Кто обязан передавать данные и на каком основании
Передавать информацию в ЕГИСЗ должны все медицинские организации с лицензией на медицинскую деятельность: государственные и частные, большие клиники и небольшие кабинеты. Стоматология здесь не исключение. По обзорам отраслевых источников, обязанность опирается на:
- статью 91.1 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»;
- постановление Правительства РФ от 01.06.2021 № 852 (лицензирование медицинской деятельности), где передача сведений в ЕГИСЗ относится к лицензионным требованиям;
- постановление Правительства РФ от 09.02.2022 № 140 (положение о ЕГИСЗ);
- приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н «Об утверждении порядка ведения медицинской документации в форме электронных документов», который с 1 сентября 2026 года заменил приказ № 947н.
Подробнее о системе и требованиях к клинике — на странице «ЕГИСЗ: что требуется от клиники».
Что изменилось с 1 сентября 2026 года (приказ № 209н)
Приказ № 209н распространяется и на частные клиники. Для стоматологии важны следующие моменты:
- УКЭП с контейнером CMS. Электронные медицинские документы подписываются только усиленной квалифицированной электронной подписью с формированием контейнера в формате CMS. Другие виды подписи для медицинских документов не подходят.
- Несколько авторов — несколько подписей. Если в создании документа участвовало несколько медицинских работников, каждый заверяет его своей УКЭП.
- Срок регистрации — 1 рабочий день. Созданный документ нужно зарегистрировать в РЭМД в течение одного рабочего дня.
- Исправления через новую версию. Ошибку в зарегистрированном документе исправляют, создав и зарегистрировав новую версию.
- Бумажные копии по запросу. Пациент вправе получить бумажную копию электронного документа, клиника изготавливает её за свой счёт, без рукописных правок, а уполномоченный сотрудник заверяет её отметкой о соответствии электронному документу.
- Отметка об электронной подписи. Факт подписания должен отображаться по установленным правилам (на бумажной копии и в системе).
- Локальный акт. У клиники должен быть внутренний документ о ведении медицинской документации в форме электронных документов.
Отдельно с 1 сентября 2026 года действует приказ Минздрава от 15.04.2026 № 286н об обновлённом порядке выдачи справок и медицинских заключений: он важен для стоматологий, которые выдают справки пациентам.
Что передаётся и куда: общая картина
| Что передаётся | Куда | Что важно |
|---|---|---|
| Сведения об организации: лицензия, подразделения, адреса, оборудование | ФРМО (федеральный реестр медицинских организаций) | Данные должны быть актуальными; при изменениях их обновляют |
| Сведения о врачах и медработниках: должность, специальность, квалификация | ФРМР (федеральный реестр медицинских работников) | Врач без записи в ФРМР не сможет подписать документ в РЭМД |
| Электронные медицинские документы: протоколы, справки и другие по своим случаям | РЭМД (реестр электронных медицинских документов) | Регистрация в течение 1 рабочего дня, подпись УКЭП |
| Сведения о случаях обслуживания пациентов | ИЭМК (интегрированная электронная медицинская карта) | Нужна МИС с интеграцией в ЕГИСЗ |
Чек-лист: что должна проверить стоматология
Пройдите по пунктам и отметьте, что уже сделано. Если хотя бы один блок не закрыт, документы могут отклоняться или не отправляться вовсе.
1. Организация и сотрудники
- Клиника зарегистрирована в ФРМО, сведения о лицензии и подразделениях актуальны.
- Все врачи, ассистенты и другие медицинские работники внесены в ФРМР с верными должностями и специальностями.
- Новые сотрудники вносятся в реестр до их первого приёма, уволенные отмечаются вовремя.
- Назначен ответственный за ЕГИСЗ: за реестры, подписи и разбор ошибок.
2. Электронные подписи
- У каждого врача есть действующая УКЭП, оформленная на того, кто подписывает документы.
- Есть УКЭП медицинской организации (руководителя или уполномоченного лица).
- Подпись формирует контейнер CMS, а МИС это поддерживает.
- Если над документом работали несколько медицинских работников, подписывает каждый.
- Сроки действия сертификатов отслеживаются заранее, чтобы подпись не «отвалилась» в середине рабочего дня.
3. Документы в РЭМД
- Составлен перечень электронных документов, которые клиника реально оформляет (см. таблицу ниже).
- МИС формирует эти документы в актуальных редакциях и в формате CDA.
- По каждому случаю обслуживания документ формируется сразу после приёма, а не «потом».
- Для документов с несколькими участниками настроены роли и порядок подписания.
4. Данные пациентов
- При регистрации пациента заполняются ФИО, дата рождения, пол и СНИЛС; ошибки в этих полях исправляются сразу.
- Для детей и недееспособных пациентов корректно внесены данные законных представителей.
- Получены согласия на обработку персональных данных и на электронный документооборот (подробнее — ЭДО с пациентом).
5. Сроки и статусы
- Документы регистрируются в РЭМД в течение 1 рабочего дня после создания, а не накапливаются неделями.
- Ответственный ежедневно смотрит отклонённые документы и причины отказа.
- Раз в неделю число приёмов и процедур сверяется с числом зарегистрированных документов.
- Исправления делаются новой версией документа с повторной регистрацией.
6. Внутренние документы и процессы
- Издан или обновлён локальный акт о ведении медицинской документации в форме электронных документов.
- Сотрудники знакомы с порядком выдачи бумажных копий: за счёт клиники, без рукописных правок, с отметкой о соответствии электронному документу.
- Определён порядок оцифровки старых бумажных документов (скан, хранение, выдача по запросу).
- Врачей и администраторов обучили: что оформлять, как подписывать, что делать при ошибке.
7. Система и защита данных
- Используется МИС с интеграцией в ЕГИСЗ и мониторингом статусов отправки.
- Документы проходят автоматическую проверку до отправки, чтобы ошибки находились у врача, а не в отказе РЭМД (AI-проверка протоколов).
- Права доступа разграничены по ролям, а диагнозы и снимки не видны тем, кому они не нужны.
Какие документы чаще всего оформляет стоматология
Единого списка «только для стоматологий» нет: обязательный состав зависит от видов помощи, которые оказывает клиника, и от видов документов, предусмотренных справочником Минздрава «Зарегистрированные электронные медицинские документы». Для типичной стоматологической клиники чаще всего требуется следующее:
| Документ | Когда формируется в стоматологии |
|---|---|
| СЭМД 119 и 227. Протокол консультации | консультативный приём: осмотр, диагноз, рекомендации и план |
| СЭМД 163. Протокол медицинской манипуляции | лечебные манипуляции и процедуры, если для них предусмотрен протокол |
| СЭМД 189. Протокол оперативного вмешательства | хирургическая стоматология, имплантация и другие вмешательства |
| СЭМД 224. Протокол инструментального исследования | результаты диагностики, например рентгенологических исследований |
| СЭМД 186. Протокол лабораторного исследования | если клиника проводит или оформляет лабораторные исследования |
| СЭМД 276. Справка о наличии показаний к протезированию | зубное и ортопедическое протезирование, когда нужна справка |
| СЭМД 203. Медицинская справка, СЭМД 208, СЭМД 253 | справки пациентам: общая, по месту требования, для образовательной организации |
Полный список видов документов, которые мы формируем и отправляем из МИС, — в разделе «Список СЭМД». Понятно, что клиника работает не со всеми: достаточно закрыть те виды, которые вы реально оформляете.
7 частых ошибок стоматологий при работе с ЕГИСЗ
- «Подключились, и всё». Регистрация в ЕГИСЗ без фактической передачи документов не считается выполнением требования. Контролируется наличие и корректность документов в реестре.
- Врач не внесён в ФРМР. Без записи в реестре врач не может подписать документ, и они копятся в очереди.
- Нет СНИЛС или ошибка в данных пациента. Одна из самых частых причин отклонения документов.
- Просрочена или не та подпись. Не хватает УКЭП организации, у врача истёк сертификат или не подписал один из соавторов.
- Документы накапливаются. Отправка «пачкой раз в неделю» нарушает срок в 1 рабочий день.
- Отклонённые документы не разбираются. Статус «отклонён» никто не смотрит, и документ остаётся не зарегистрированным.
- Устаревшие редакции СЭМД. Документ формируется в редакции, которая больше не принимается, например вместо актуальных версий протоколов.
О том, как избежать отказов по конкретным документам, мы пишем на страницах СЭМД, например про протокол инструментального исследования и справку о показаниях к протезированию.
Как проверить себя за 30 минут
- Реестры. Проверьте ФРМО и ФРМР: сведения о клинике актуальны, все врачи внесены, у каждого верная специальность.
- Подписи. Откройте список сертификатов: у всех врачей и у организации есть действующая УКЭП, срок не истекает в ближайший месяц.
- Выгрузка. В МИС откройте журнал отправки в РЭМД за неделю и посмотрите статусы: сколько зарегистрировано, сколько отклонено, сколько «висит».
- Сверка. Сравните число завершённых приёмов за день с числом документов, отправленных в тот же срок.
- Причины отказов. Разберите типичные причины отклонений и составьте для врачей короткую памятку.
- Документы клиники. Проверьте, что есть локальный акт и приказ об ответственных, а сотрудники знают порядок выдачи бумажных копий.
Как с этим помогает МИС «Киберсофт.Здоровье»
«Киберсофт.Здоровье» формирует электронные медицинские документы из данных приёма, подписывает их и отправляет в РЭМД, а статусы регистрации видны прямо в системе. Для стоматологической клиники это означает меньше ручной работы и ошибок:
- документы формируются из данных зубной карты и протокола приёма без повторного ввода;
- перед отправкой протоколы можно проверять с помощью AI-проверки, чтобы находить ошибки до отказа;
- при отклонении система показывает причину, а документ можно исправить и отправить повторно;
- согласия пациентов подписываются электронно в ЭДО, без бумаги;
- передача данных в ЕГИСЗ доступна начиная с тарифа «Лайт» (тарифы).
Подробнее — на страницах «Интеграция с ЕГИСЗ» и «МИС для стоматологии».
Хотите проверить, что ваша стоматология передаёт всё, что нужно?
Закажите демонстрацию «Киберсофт.Здоровье»: покажем, как формируются и отправляются документы в РЭМД, как выглядят статусы и как найти ошибки до отказа.
Вопросы и ответы о передаче данных в ЕГИСЗ для стоматологии
Обязательна ли передача данных в ЕГИСЗ для частной стоматологии и небольшого кабинета?
Да. Обязанность передавать сведения в ЕГИСЗ распространяется на медицинские организации с лицензией, независимо от формы собственности и размера. По сообщениям отраслевых источников, она закреплена в статье 91.1 закона № 323-ФЗ и в постановлениях Правительства № 852 и № 140.
Какие документы стоматология передаёт в РЭМД?
Единого списка «только для стоматологий» нет: в РЭМД передаются те электронные медицинские документы, которые клиника оформляет по своим случаям обслуживания. В стоматологии чаще всего это протокол консультации, протокол медицинской манипуляции, протокол инструментального исследования (например, рентген), протокол операции для хирургической стоматологии и справки, включая справку о наличии показаний к протезированию.
В какой срок нужно зарегистрировать документ в РЭМД?
В течение одного рабочего дня после создания документа. Порядок закреплён приказом Минздрава № 209н от 25.03.2026, который действует с 1 сентября 2026 года и заменил приказ № 947н. Накапливать документы и отправлять их позже нельзя.
Какая подпись нужна на электронных медицинских документах?
Согласно приказу № 209н, электронные медицинские документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью с формированием контейнера CMS. Если в создании документа участвовало несколько медицинских работников, каждый заверяет его своей УКЭП.
Нужен ли СНИЛС пациента?
Для регистрации большинства СЭМД в РЭМД нужен СНИЛС пациента, а ошибки в идентификаторах и отсутствие СНИЛС относятся к самым частым причинам отклонения. Поэтому проверяйте СНИЛС при регистрации пациента.
Нужно ли заново оформлять бумажные документы, если клиника перешла на электронные?
Дублировать электронные документы на бумаге не нужно. Но пациент вправе запросить бумажную копию электронного документа, и клиника должна изготовить её за свой счёт, заверив подписью уполномоченного сотрудника с отметкой о соответствии электронному документу.
Как исправлять ошибки в уже зарегистрированном документе?
Согласно приказу № 209н, при ошибке нужно создать новую версию документа и зарегистрировать её в РЭМД. Просто «поправить» старый документ нельзя.
Что грозит стоматологии, если она не передаёт данные в ЕГИСЗ?
Непередача данных рассматривается как нарушение лицензионных требований. Это может привести к предписаниям и административной ответственности, а в тяжёлых случаях к приостановлению лицензии. Подробности и размеры санкций уточняйте у юриста по действующему законодательству.
Передаётся ли в ЕГИСЗ вся карта стоматологического больного по форме № 043/у?
Карта по форме № 043/у ведётся в клинике, а в РЭМД передаются отдельные структурированные электронные документы по виду: протоколы, справки и другие, предусмотренные справочником Минздрава. Перечень видов документов для вашей деятельности уточняйте у разработчика МИС.
Как быстро проверить, что клиника всё передаёт?
Раз в неделю сверяйте число проведённых приёмов и процедур с числом зарегистрированных документов в РЭМД, разбирайте отклонённые и проверяйте, что у врачей действует подпись и они внесены в ФРМР.
Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста. Требования к электронному документообороту и ЕГИСЗ меняются: сверяйтесь с действующими нормативными актами и рекомендациями Минздрава.
