Кейс «АС-Медицина»: прямая запись в Яндексе из МИС сэкономила 400 000 ₽ в год на агрегаторах
Клиника «АС-Медицина» (название изменено по просьбе правообладателя) платила агрегаторам комиссию за пациентов, которые сами искали её врачей в Яндексе. Мы настроили автоматическую YML-выгрузку из МИС «Киберсофт.Здоровье» в «Яндекс Услуги»: в карточке врача появилась прямая кнопка «Записаться» с актуальным расписанием, а данные о враче теперь задаёт сама клиника. За год расходы на агрегаторов сократились на 400 000 рублей.
Результаты приведены по данным клиники за год после запуска и зависят от исходной ситуации в конкретной организации.
Кратко о кейсе
| Клиника | «АС-Медицина» (название изменено по просьбе правообладателя) |
|---|---|
| Проблема | клиника платила агрегаторам за запись пациентов, которые сами нашли её врачей в Яндексе (2023 год) |
| Решение | автоматическая YML-выгрузка из МИС «Киберсофт.Здоровье» в «Яндекс Услуги»: прямая запись, управляемая карточка врача, расписание в реальном времени |
| Что автоматизировано | передача данных о врачах и услугах, обновление свободных слотов, актуальность карточек |
| Результат за год | −400 000 ₽ расходов на агрегаторов, рост прямых онлайн-записей, актуальная информация в карточках |
Проблема: клиника платила за «своих» пациентов
В 2023 году «АС-Медицина», как и многие клиники, столкнулась с парадоксом. Пациент ищет врача в Яндексе, находит карточку вашего доктора, но записывается через виджет агрегатора. Клиника платит комиссию за пациента, который и так искал именно её. Это как платить комиссию за покупателя, который пришёл в ваш магазин, предварительно посмотрев на вас в окно.
Что было до
- Невидимость в прямых каналах: сайт клиники и её врачи были в Яндексе, но удобного способа записаться напрямую не было. Агрегаторы предлагали готовое решение, и пациент выбирал путь наименьшего сопротивления.
- Плата за «своих» пациентов: каждая такая запись обходилась клинике свыше 600 рублей. В месяц набегали десятки тысяч, а в год сотни тысяч рублей.
- Нет контроля над информацией: данные о врачах и расписании на сторонних площадках могли устаревать, что приводило к ошибкам и недовольству пациентов.
Что у этих проблем общего
- Нет единого источника правды: данные о врачах и расписании живут в нескольких местах и расходятся.
- Нет собственного канала записи в том месте, где пациент принимает решение.
- Нет автоматического обновления: каждая правка делается вручную и забывается.
- Нет измерения: клиника не видит, сколько записей приходит «через посредника», хотя могла бы получить их напрямую.
Решение: прямой канал в Яндексе, который работает из МИС
Мы показали клинике, что в интерфейсе Яндекса она может конкурировать с агрегаторами на равных. Для этого мы настроили автоматическую выгрузку данных из МИС «Киберсофт.Здоровье» в «Яндекс Услуги» в формате YML. Что это дало:
- Бесплатная прямая запись в карточке врача. Теперь, когда пациент ищет врача «АС-Медицины» в Яндексе, он видит не только кнопки агрегаторов, но и кнопку «Записаться» напрямую в клинику, без посредников.
- Полный контроль над информацией. Карточка врача заполнена так, как хочет клиника: актуальное фото, подробное описание опыта, специализация, регалии.
- Расписание в реальном времени. Система автоматически обновляет свободные слоты врачей, поэтому пациент видит реальную возможность записаться на завтра или сегодня, а не устаревшие данные.
Самым сложным был не технический процесс, а смена мышления: вместо бесконечных комиссий клиника инвестировала в собственную цифровую инфраструктуру.
Как данные идут по системе:
- Врачи, услуги и расписание в МИС
- Автоматическая YML-выгрузка
- Карточка врача в Яндексе
- Кнопка «Записаться»
- Запись в журнале МИС
- Визит и оплата
Схема собрана по описанию решения в кейсе: данные заводятся один раз в МИС и автоматически попадают в канал записи.
Что автоматизировано, а что решают люди
Системность — это когда данные заводятся один раз, а дальше работают автоматически, и людям остаётся управлять качеством.
Делает МИС
- выгружает врачей и услуги в Яндекс в формате YML;
- автоматически обновляет свободные слоты в карточке врача;
- принимает запись из карточки и заносит её в журнал;
- держит данные во всех каналах одинаковыми.
Решают люди
- маркетолог готовит фото, описание опыта, специализацию и регалии врачей;
- руководитель решает, какие врачи и услуги выводить в Яндекс;
- администраторы подтверждают записи и работают с пациентами;
- руководитель следит за прямыми записями и экономией.
Примеры сценариев автоматизации: как сделать канал системным
Ниже — примеры того, как по такой же логике можно развить автоматику вокруг онлайн-записи. Это иллюстрации подхода, а не отчёт о фактах кейса: правила и параметры подбираются под профиль и регламенты конкретной клиники.
Воронка прямого канала
Чтобы канал был управляемым, его удобно представить как воронку с этапами. Для клиники она может выглядеть так (пример):
- Поиск врача в Яндексе
- Просмотр карточки
- Выбор слота
- Запись подтверждена
- Визит
- Оплата
- Повторная запись
Пример; для каждого этапа считаются конверсия и потери. Какие данные по ранним этапам доступны, зависит от площадки.
Один источник правды: врач изменился — карточка обновилась
- Триггер
- В МИС меняется информация о враче: фото, описание, специализация, регалии или перечень услуг.
- Что делает система
- При очередной выгрузке передаёт изменения в Яндекс, поэтому карточка и данные в других каналах не расходятся.
- Что даёт
- Правка делается один раз и не требует ручного обновления на нескольких площадках.
Слот занят — он сразу исчезает из выдачи
- Триггер
- Пациент записывается через карточку, либо слот занимает администратор по телефону.
- Что делает система
- Блокирует слот в журнале и убирает его из доступных. Если запись отменена, слот снова становится видимым.
- Что даёт
- Нет двойных записей и расхождения между журналом и карточкой; пациент не сталкивается с «ошибкой записи».
Запись сама получает источник «Яндекс (прямая)»
- Триггер
- Создана запись из карточки врача в Яндексе.
- Что делает система
- Присваивает записи источник и канал, прикрепляет к карточке пациента и учитывает в аналитике.
- Что видит руководитель
- Сколько записей приходит напрямую и через агрегаторов, какова стоимость привлечения по каналам и как меняется доля прямых записей.
- Что даёт
- Решения о каналах принимаются по данным, а не по ощущениям.
Отчёт «платим за своих»
- Триггер
- Раз в неделю или месяц система сопоставляет записи из агрегаторов с базой пациентов клиники.
- Что делает система
- Показывает, сколько записей пришло от пациентов, у которых уже была карточка в клинике, и во сколько они обошлись.
- Что даёт
- Клиника видит размер «утечки» в рублях и понимает, на какие карточки и каналы нужно направить усилия.
Подтверждение, напоминание и возврат при неявке
- Триггер
- Запись создана из карточки.
- Что делает система
- Отправляет подтверждение, за сутки до визита напоминание со ссылкой на перенос или отмену. Если пациент не пришёл, ставит администратору задачу на звонок и предложение нового времени.
- Что даёт
- Прямая запись не теряется из-за неявок, а клиника довозит пациента до визита.
Еженедельный контроль качества карточек и расписания
- Триггер
- Раз в неделю формируется отчёт по выгрузке.
- Что видит маркетолог и руководитель
- Врачи без фото или описания, услуги, не попавшие в выгрузку, врачи без свободных слотов на ближайшие 7 дней, ошибки передачи данных.
- Что даёт
- Карточки всегда заполнены, расписание открыто, а пустые окна не остаются незамеченными.
Экономия считается автоматически
- Триггер
- Закрыт месяц.
- Что делает система
- Умножает число прямых записей на ставку, которую платила бы клиника за такую запись через агрегатор (в кейсе — свыше 600 рублей), и показывает экономию нарастающим итогом.
- Что даёт
- Руководитель видит эффект канала в рублях, а кейс превращается в измеримый показатель.
Важно про запись и данные. Форма онлайн-записи должна содержать согласие на обработку персональных данных. Если вы отправляете подтверждения и напоминания, храните согласие на связь (например, через ЭДО с пациентом) и согласуйте формулировки с юристом.
Результаты за год
Итогом стала понятная финансовая отчётность:
- Расходы на агрегаторов сократились на 400 000 рублей в год. Эти деньги остались в бюджете клиники и были направлены на развитие.
- Выросло число прямых онлайн-записей. Пациенты, которым важен прямой контакт с клиникой, охотно пользуются удобным и бесплатным способом.
- Усилился бренд. Клиника позиционирует себя как современную, технологичную, которая сама управляет своим присутствием в digital-пространстве.
- Полный контроль над информацией. Данные о врачах и расписание всегда актуальны, что снизило количество ошибок и повысило удовлетворённость пациентов.
Вывод: цифровое присутствие стало собственным каналом клиники
Мы не просто настроили техническую выгрузку. Мы вернули клинике управление её присутствием в Яндексе и закрыли финансовую утечку в 400 тысяч рублей ежегодно. Теперь врачи в Яндексе работают напрямую на клинику, а данные заводятся один раз в МИС и автоматически попадают туда, где пациент принимает решение.
Как повторить такой подход в вашей клинике
Порядок действий, который можно взять за основу:
- Оцените «утечку». Посмотрите, сколько записей приходит через агрегаторов от пациентов, которые искали именно вашу клинику, и сколько вы за них платите.
- Наведите порядок в данных. Заполните в МИС фото, описание опыта, специализацию, регалии и услуги каждого врача: это основа карточки.
- Подключите выгрузку. Настройте автоматическую YML-выгрузку, чтобы карточка и расписание обновлялись сами.
- Проверьте путь записи. Сделайте тестовую запись из карточки и убедитесь, что слот блокируется, а запись попадает в журнал с нужным источником.
- Настройте подтверждения и напоминания. Согласие на обработку данных, подтверждение записи и напоминание перед визитом снижают потери.
- Считайте результат. Следите за долей прямых записей и экономией в рублях, возвращайте деньги в развитие.
Подробнее о нужных инструментах: журнал записи, личный кабинет пациента и онлайн-запись, источники пациентов, сквозная аналитика, автоматизированные сценарии, открытое API и все интеграции.
Хватит платить за «своих» пациентов
Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию настройки YML-выгрузки в Яндекс из МИС «Киберсофт.Здоровье»: оценим, сколько вы теряете на агрегаторах и сколько можно экономить в год.
Вопросы и ответы
Что такое YML-выгрузка из МИС и зачем она нужна?
Это автоматическая выгрузка данных клиники в формате YML: врачи, услуги, расписание и свободные слоты. МИС передаёт их в «Яндекс Услуги», и карточка врача в Яндексе показывает актуальную информацию и кнопку прямой записи в клинику.
Платит ли клиника за запись, которая пришла напрямую из карточки врача в Яндексе?
По описанию кейса, прямая онлайн-запись через карточку врача для клиники бесплатна, в отличие от записи через агрегаторы, где клиника платит комиссию за каждого пациента. Условия площадки уточняйте при подключении.
Почему клиники платят агрегаторам за своих же пациентов?
Пациент ищет врача в Яндексе, видит кнопки агрегаторов и выбирает путь наименьшего сопротивления. Если у клиники нет собственной удобной записи в этой же карточке, запись уходит через посредника, и клиника платит комиссию за пациента, который уже искал именно её врача.
Как посчитать экономию от прямой записи?
Умножьте число прямых записей, которые раньше шли бы через агрегаторы, на среднюю стоимость такой записи. В кейсе «АС-Медицины» запись через агрегатор обходилась свыше 600 рублей, а годовая экономия составила 400 000 рублей.
Обновляется ли расписание врачей автоматически?
Да. Система автоматически обновляет свободные слоты в карточке врача, поэтому пациент видит реальную возможность записаться на сегодня или завтра, а не устаревшие данные.
Нужно ли отказываться от агрегаторов?
Не обязательно. Агрегаторы остаются дополнительным каналом, но пациент, который уже выбрал вашего врача, получает прямую и бесплатную для клиники возможность записаться.
Нужно ли согласие на обработку персональных данных при онлайн-записи?
Да. Форма записи должна содержать согласие на обработку персональных данных. Формулировки согласуйте с юристом.
Какие данные клиника контролирует в карточке врача?
Фото, описание опыта, специализацию, регалии и расписание. Информация задаётся в МИС и передаётся в Яндекс автоматически, поэтому не устаревает.
